Quản trị dòng tiền, nói một cách có phần đơn giản, là hoạt động làm cho dòng tiền (ra, vào) của doanh nghiệp luôn luôn được cân đối trong thực tiễn và đáp ứng được sự phát triển của doanh nghiệp. Sự cân đối đó biểu hiện ở hai mặt:

 

- Một mặt, cân đối tức là ở mỗi thời điểm, doanh nghiệp cần chi (ra) một số tiền nhất định, thì trước đó doanh nghiệp phải tích luỹ được một khoản tiền (vào) với số lượng tương ứng để doanh nghiệp không bao giờ bị mất khả năng thanh toán tại những thời điểm cần thiết.

- Mặt khác, cân đối tức là không chênh lệch quá nhiều, nói khác đi, tiền vào doanh nghiệp không quá lớn đến nỗi chi phí tài chính (chi phí sử dụng vốn, bao gồm lãi vay và chi phí cơ hội của người chủ sở hữu) trở thành một gánh nặng mà trong đó có phần là không cần thiết.

 

Muốn cân đối như vậy, việc đầu tiên cần làm là phân tích dòng tiền để xét xem các “tiểu dòng” của tiền vào và tiền ra tại các thời điểm khác nhau trong chu trình sản xuất - tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp đã thoả đáng chưa hoặc có còn thoả đáng nữa không.

Ví dụ, khi phân tích dòng tiền vào, ta thấy rằng: với phương thức bán hàng thụ động (giao hàng trước, trả tiền sau, nhà buôn bán hết hàng mới trả tiền) thông thường, doanh nghiệp nhận được tiền vào sau 1 - 2 tháng. Nhưng trong tình hình lạm phát hiện nay, nhiều nhà buôn có xu hướng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp nên thanh toán rất chậm (4 - 5 tháng, có khi trở thành nợ khó đòi) làm doanh nghiệp điêu đứng, có khi vì thế mà phá sản. Như vậy, “tiểu dòng” tiền vào này không còn thoả đáng nữa, muốn thay đổi, tốt nhất là thay đổi phương thức bán hàng (từ thụ động chuyển sang chủ động).

Một ví dụ khác: trong điều kiện bình thường, “tiểu dòng” tiền ra để trả cho các hàng hoá, dịch vụ mua ngoài, doanh nghiệp có thể thanh toán chậm cho các nhà cung ứng từ 2 - 3 tháng và được gối đầu có khi lên đến hàng tỷ đồng mà không phải chịu lãi. Nhưng trong lạm phát, các nhà cung ứng đều đòi hỏi trả tiền ngay, nếu nợ lại có thể phải chịu lãi bằng hoặc cao hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng. Trong tình hình đó, nếu nợ gối đầu quá lớn rõ ràng là một sự lãng phí không đáng có, doanh nghiệp phải tìm cách xây dựng lại kế hoạch sản xuất - kinh doanh để có được cơ cấu vốn hợp lý.

 

Sau khi phân tích, làm rõ bản chất và đặc điểm của từng dòng tiền và từng “tiểu dòng”, ta phải hoạch định dòng tiền, có nghĩa là phải dự kiến dòng tiền vào và dòng tiền ra cũng như các “tiểu dòng” theo nhận thức của những người đứng đầu doanh nghiệp và các chuyên gia để tình trạng tiền của doanh nghiệp là an toàn, có hiệu quả và phù hợp nhất với các nỗ lực của doanh nghiệp. Thông thường, có những cách hoạch định như sau:

 

 

 

 

 

 

 

- Đổi mới phương thức bán hàng (chủ động hay thụ động) và chính sách công nợ;

- Đôn đốc nợ đối với những món nợ đã lâu hoặc quá hạn, kiểm kê công nợ và thuyết phục khách hàng trả nợ sớm;

- Vay ngân hàng (nếu có thể), vay từ các nguồn khác kể cả vay nhiều khoản ngắn hạn nối tiếp nhau để tạo nên hiệu ứng dài hạn.

- Thương lượng với các đối tác cung ứng vật tư để họ cho nợ một phần tiền với điều kiện doanh nghiệp chịu lãi suất bằng hoặc cao hơn một chút lãi suất ngân hàng huy động (thay vì phải trả tiền ngay).

- Thương lượng với các chủ nợ để giãn nợ, đảo nợ, kể cả phải tăng lãi suất (tất nhiên trong mức chịu đựng của doanh nghiệp)

- Hoãn, đình hoặc giãn tiến độ với những khoản đầu tư chưa cấp thiết và chịu ảnh hưởng của dòng tiền trong lạm phát.

- Tính toán lại tất cả các khoản chi tiêu (về sự cần thiết và thời điểm phát sinh) kể cả các khoản chi tiêu nhỏ nhưng tổng số sẽ không nhỏ…

 

Hoạch định dòng tiền do giám đốc hoặc phó giám đốc tài chính (nếu có) chủ trì cùng với toàn Ban lãnh đạo doanh nghiệp và các chuyên gia ngồi lại với nhau để bàn bạc, xác định. Hoạch định dòng tiền xong, không có nghĩa là dòng tiền sẽ diễn ra y như dự kiến. Bởi vì thực tiễn luôn luôn diễn biến, phức tạp hơn bất cứ dự kiến nào. Tuy nhiên, khi phân tích thấu đáo và hoạch định chi tiết dòng tiền, Ban lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ thấy được một cách sâu sắc đặc điểm bản chất của từng dòng, “tiểu dòng”, những khả năng diễn biến tiềm tàng của chúng và sẽ nhạy bén hơn,chủ động, linh hoạt hơn trong việc ứng phó.

Hoạch định dòng tiền dù tốt đến đâu cũng vẫn chưa phải là hiện thực, mà chỉ là giả định, là phương án trên giấy. Có thể phương án đó không ảnh hưởng đáng kể đến tình hình thực tế của doanh nghiệp, nếu những người có trách nhiệm coi nhẹ việc thực thi. Quan trọng là việc hoạch định dòng tiền phải trở thành hành vi quản trị dòng tiền, tức là phải có người điều phối, đôn đốc và kiểm tra việc thi hành. Những người này, không ai khác hơn là giám đốc hoặc phó giám đốc tài chính của doanh nghiệp. Ngoài nhiệm vụ chủ trì phân tích dòng tiền, hoạch định dòng tiền, những người này có nhiệm vụ:

- Quản lý các bản kế hoạch lưu chuyển tiền tệ (xem bảng) được hoạch định theo từng tháng cho 6 tháng hoặc 12 tháng tiếp theo (cứ mỗi tháng cần nghiêm túc rà soát lại một lần đối với tất cả các tháng đã hoạch định, đồng thời triển khai hoạch định chi tiết cho một tháng tiếp theo).

- Kiên quyết chấp hành và yêu cầu người khác cũng chấp hành đúng những điều đã hoạch định, không tự ý thay đổi để dòng tiền lâm vào tình trạng rối loạn không kiểm soát được.

- Trường hợp xảy ra tình hình ngoài ý muốn (chẳng hạn: giá vật tư tăng cao, sự cố dây chuyền sản xuất, tai nạn vv…), phải chi hoặc thất thu một khoản tiền lớn thì cần dùng thẩm quyền của mình hoặc thảo luận với những người liên đới để điều chỉnh tổng thể bản kế hoạch bằng cách đưa ra một bản kế hoạch mới, với những nỗ lực mới trong hành vi quản trị.

- Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra những người liên quan đến dòng tiền (nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên cung ứng vật tư…) để họ chấp hành đúng và phản ảnh kịp thời những điều thay đổi trên thị trường.

- vv…

 

Quản trị dòng tiền như vậy, được xem là một trong những nội dung chính của quản trị tài chính. Nó góp phần bảo đảm cho doanh nghiệp có dòng tài chính lành mạnh, cân đối, đáp ứng được yêu cầu phát triển. Trong thời kỳ lạm phát, quản trị dòng tiền là cực kỳ cần thiết, là biện pháp tương đối đơn giản, ít tốn kém nhưng nó giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro về tài chính như chết “bất đắc kỳ tử” hoặc bị tai tiếng tùm lum về chuyện nợ nần.