Nhà Quản lý làm thế nào để truyền cảm hứng cho đội nhóm làm việc hiệu quả?

1. Đặt mục tiêu rõ ràng

Đặt mục tiêu rõ ràng là yếu tố tiên quyết để nhà quản lý có thể truyền cảm hứng cho đội nhóm của mình. Những mục tiêu này nên hướng theo nguyên tắc (SMART) bao gồm tính cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và thời hạn phù hợp với tầm nhìn chung của nhóm. Để hiểu rõ hơn về hiệu quả của cách làm này, chúng ta thử so sánh hai trường hợp sau đây:

Trưởng phòng marketing của hai doanh nghiệp khác nhau chuyên cung cấp dịch vụ SEO đặt ra yêu cầu mục tiêu hàng tuần cho nhân viên viết content. Hai công ty có cùng số lượng là 3 nhân viên viết content và bảng phân công công việc của họ bao gồm:

Có thể thấy rằng, trường hợp công ty A với số lượng là 3 nhân viên thì mục tiêu trên 5 bài viết có thể khả thi, nhưng các mục tiêu sau sẽ khó đảm bảo hoàn thành kết quả tốt nhất. 

Trái lại, trưởng phòng công ty B đưa ra các mục tiêu cụ thể, nhân viên có thể dựa vào và dễ phân chia việc, đầu tư để phát triển bài viết chất lượng hơn. Hơn thế, họ vẫn có thời gian tập trung giải quyết các công việc khác cho khách hay thậm chí lên ý tưởng nội dung cho tuần tiếp theo.

Rõ ràng trong hai trường hợp trên, trường hợp công ty B mục tiêu của quản lý rõ ràng hơn và mang tính khả thi. Đứng trước mục tiêu cụ thể, nhân viên của bạn biết rõ được phương hướng, đích đến của họ là gì và những gì họ làm thực sự sẽ có giá trị cho người xem. Qua đó, bạn đã truyền động lực cho nhân viên làm việc có năng suất và tối ưu hơn.

2. Cho nhân viên một không gian riêng

Làm quản lý đôi lúc bạn nên dành khoảng trời riêng để các nhân viên thảo luận với nhau mà không bị giám sát khắc khe về công việc, nhất là các dự án cần sự sáng tạo. Những lúc đó, đội ngũ cần thời gian tập trung cho ý tưởng bằng cách vận dụng được hết tư duy chất xám của mình.

Chẳng hạn câu chuyện về bạn Thanh – quản lý cửa hàng mỹ phẩm ACB, bạn giao trọng trách cho đội nhân viên tiếp thị chạy dự án marketing cho sản phẩm nước rửa tay mới trong tháng tới. Mục tiêu ban đầu là tăng mức độ nhận biết thương hiệu và mong muốn bán được 400 chai trong tháng đầu tiên.

Tất nhiên, Thanh vẫn phải đảm bảo các yêu cầu và thời hạn công việc ngay từ đầu để cấp dưới nắm rõ, đồng thời cung cấp một số nguồn tham khảo, người trợ giúp đáng tin cậy khi cần để họ hoàn thành công việc.

Ngay sau đó, Thanh dành thời gian riêng để các thành viên tự tìm tòi, giải quyết bằng chính thực lực hay khả năng sáng tạo của họ. Và để đạt được hiệu quả cao nhất, thì tất cả nhân viên của Thanh cần phối hợp với bộ phận bán hàng để triển khai chiến dịch hiệu quả và cô ấy đã cho họ sự riêng tư để thảo luận với nhau. Và kết quả vượt ngoài mong đợi khi công ty của Thanh đã bán được hơn 500 sản phẩm, mang lại doanh thu cực khủng về cho công ty trong tháng đó.

Qua câu chuyện trên, chúng ta thấy rằng việc người lãnh đạo, quản lý cho nhân viên một không gian, thời gian để họ tìm ra giải pháp sẽ mang lại kết quả tốt nhất trong công việc. Đa số lãnh đạo hay quản lý thường thiếu kiên nhẫn và can thiệp vào vì nôn nóng kết quả công việc trong khi đội nhóm đang ở giai đoạn nước rút và cần sự tập trung nhất định.

Điều này thật sự không nên vì nếu nhóm thực sự cần giúp đỡ, họ sẽ đề xuất lên ý kiến từ quản lý. Vì thế, hãy cho đội nhóm “khoảng trống làm việc”, tạo một không gian thoải mái để nhân viên phát huy hết khả năng, và cũng giúp họ không quá áp lực trước sự giám sát từ cấp trên.

Xây dựng không gian thoải mái để đội nhóm có khả năng phát huy khả năng sáng tạo

3. Tin tưởng lẫn nhau

Xây dựng niềm tin là một khía cạnh cơ bản của việc truyền động lực cho nhân viên hiệu quả. Thay vì giám sát nghiêm ngặt hoặc liên tục giải thích về lý do nào đó, đôi khi người đứng đầu thể hiện trí tuệ cảm xúc thông qua tin tưởng vào nhóm của họ, thúc đẩy ý thức rằng cả hai bên đều trao cho nhau niềm tin và điều này truyền cảm hứng để nâng cao trách nhiệm và nghĩa vụ cho nhau vì mục tiêu chung. 

Ví dụ: Trong trường hợp có một bạn nhân viên đột ngột liên hệ và nói “Sếp ơi, em xin nghỉ làm một buổi ngày mai được không ạ? Em có việc riêng gia đình gấp ạ?”. Hay một bạn khác đến gặp quản lý và nói họ cần thêm một ngày để hoàn thành một việc gì đó.

Lúc này, với tư cách như là một nhà lãnh đạo sáng suốt, hãy tin tưởng đội ngũ và hiểu rằng họ cũng đã cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu mà bạn đã giao. Cấp dưới chắc hẳn đã có sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và sắp xếp công việc một cách ổn thỏa.

Trong trường hợp thành viên nào đó trễ nhiệm vụ, hãy chủ động hỏi để có thể tìm hiểu sâu hơn về lý do và tốt nhất là mọi người có thể cùng nhau ngồi lại để tìm hướng giải quyết, giúp đỡ nhau giải quyết vấn đề chứ đừng giáng cơn giận mất kiểm soát lên nhân viên của mình.

4. Công nhận sự đóng góp 

Theo lý thuyết hai nhân tố của Herzberg, có hai nhóm ảnh hưởng đến động lực làm việc bao gồm nhóm nhân tố duy trì và nhóm nhân tố động viên. Trong nhóm nhân tố động viên, trân trọng các đóng góp của nhân viên và cho họ thấy ý nghĩa việc làm của mình là một điều cần thiết và nên được chú trọng, kể cả là những hành động nhỏ. Và câu chuyện dưới đây sẽ minh chứng cho điều này:

Hồi cấp 3 tôi có thân thiết với một cô bạn tên Mai, sau này lên Đại học thì mỗi đứa học một trường riêng nên cũng ít có cơ hội gặp nhau, chỉ thỉnh thoảng nói chuyện qua Facebook rồi dần dần mất liên lạc. Bẵng đi 6 năm, tháng trước tôi có tình cờ gặp lại Mai tại đám cưới của một người bạn chung.

Sau màn chào hỏi tay bắt mặt mừng, Mai có giới thiệu mình đang làm trưởng phòng kinh doanh tại một công ty bất động sản. Và tình cờ thay, doanh nghiệp của bạn cũng đang là khách hàng sử dụng khóa đào tạo kỹ năng bán hàng của HomeNext Academy. Do đó, tuần vừa rồi tôi có dịp trực tiếp qua công ty Mai để trao đổi kế hoạch đào tạo sắp tới.

Sáng hôm đó, tôi có gặp một bạn nhân viên của Mai, thoạt nhìn ngoại hình cũng sáng sủa, nhưng trông bạn có vẻ khá trầm tính và rụt rè. Tuy nhiên lúc mời trà tôi và Mai, bạn cư xử rất tử tế thậm chí còn thêm chút dí dỏm trong cư xử. Thấy bạn cũng dễ thương, tôi hỏi thì biết bạn tên Tuyết, hiện đang là nhân viên bán hàng cấp dưới của Mai. Tôi hỏi thăm thêm về cuộc sống của Tuyết, khen bạn hòa đồng, vui tính. Lúc đó, Tuyết đáp lại rất vui vẻ với nụ cười khúc khích e ngại.

Thế nhưng ngoài những lúc giao tiếp, tôi thấy bạn có nét gì đó buồn buồn. Nhiều lần sau này, mỗi khi kết thúc tiết dạy, tôi có hay nán lại để nói chuyện thêm với Mai. Mấy lúc như thế, tôi còn tình cờ bắt gặp Tuyết hỗ trợ cả cô lao công dọn dẹp phòng học những hôm đó. Ấy thế mà điều tôi thắc mắc là Mai, tôi chưa từng thấy Mai tán dương Tuyết những lúc như thế.

Tôi có hỏi thử thì Mai có bảo: “À mấy việc này tui cũng hay thấy đó mà, bạn ấy tốt giúp đỡ mọi người thì cũng hay, chứ tui cũng không có nói thêm gì cả. Tuyết cũng hay đưa ý kiến trong mấy cuộc họp nhóm, mà thường không có khả thi mấy. Nhưng mà khi nào có ai bán hàng được mẻ lớn thì khen trước công ty thôi, với lại dạo này Tuyết nó cũng chưa có mối nào cả”.

Lúc này tôi mới hiểu mọi việc, tôi khuyên Mai hãy áp dụng cách động viên mà bên tôi đã hướng dẫn trong tiết học vừa rồi. Bằng cách khen ngợi trước những việc làm đơn giản của Tuyết, dù nhỏ nhoi nhưng mà sẽ khích lệ tinh thần làm việc hơn, đóng góp bạn luôn giữ tinh thần chủ động như thế. “Tôi thấy bạn hoạt bát, dễ thương đấy chứ, mà sao tui có quan sát, cứ thấy bạn thụ động thế nào ấy, bà cứ thờ ơ thế thì nhân viên sao có động lực làm việc” – Tôi bảo Mai. Và tôi cũng kiến nghị bạn thử ngay cách làm này.

Chắc do nể vì tình bạn thân chí cốt ngày trước, tôi đoán vậy, Mai đã thử làm cách này. Sau khoảng thời gian đó, tôi bất ngờ khi thấy quan hệ giữa Mai và Tuyết lại thân thiết hơn mức nào hết. Tuyệt vời hơn là Mai có gặp riêng và chia sẻ với tôi: Ê bà hay ghê! Tui làm theo cách bà chỉ hôm trước, quả thật Tuyết làm việc năng nổ hẳn luôn, mới đây còn bán được đơn hậu hĩnh nữa, mới đi ăn mừng hồi qua”.

Sau khi kết thúc khóa đào tạo đó, Mai rất cảm kích và trân trọng những bài học mà HomeNext Academy mang lại. Mai còn chia sẻ lúc trò chuyện thêm với Tuyết, Mai biết được là Tuyết đi làm những ít nhận được tương tác từ mọi người, nên thành ra thấy hơi cô lập. Mai cũng thấy lỗi sai của mình, những lần sau này, cô ấy luôn khuyến khích động viên nhân viên làm việc và lan truyền tinh thần học hỏi quan tâm nhau trong đội nhóm, từ ấy công việc bên cô tiến triển khả quan hơn rất nhiều.

Một lời tán dương nho nhỏ cũng khích lệ tinh thần to lớn cho đội nhóm.

Qua chuyện trên có thể thấy được, tất cả những hành động tuy không quá lớn lao nhưng khi được khen và công nhận, nó sẽ thúc đẩy cảm giác hạnh phúc cho nhân viên giúp tạo thêm động lực làm việc cho họ.

5. Xây dựng văn hóa phản hồi 

Phản hồi là sự thúc đẩy cảm hứng mạnh mẽ hơn là lời phán xét. Để hình dung rõ hơn, một số trường hợp thường thấy là trong tập thể nhóm làm việc, đôi khi sẽ có một nhân viên sống khép kín, ít khi tham gia vào các hoạt động chung của nhóm. Người này thường xuyên thờ ơ, lạnh nhạt trước những ý kiến góp ý tích cực từ mọi người. 

Là người quản lý đội nhóm, bạn sẽ muốn đưa ra lời góp ý gì đó với người này để giúp cải thiện hiệu suất hoạt động của nhóm cũng như gắn kết các mối quan hệ giữa các thành viên hơn. Và chúng ta sẽ thấy chẳng có tác dụng gì khi cố đưa ra những lời phán xét hoặc yêu cầu bất hợp lý khi chưa nhìn rõ được vấn đề.

Thật khó thay đổi nếu bạn yêu cầu một cách dứt khoát với người nhân viên rằng “Em nên hòa đồng và đoàn kết với mọi người hơn!”. Thay vì thế, hãy thử để bạn nhân viên đó phản hồi về lý do tại sao lại xa cách mọi người như vậy. Là do bản tính hay các thành viên khác gây khó dễ? Các bạn có thể đặt ra những câu hỏi như:

– Em nghĩ như thế nào về tình huống vừa xảy ra?

– Em nghĩ vì sao mọi người lại có cách cư xử đó với em?

– Em có cảm giác gì khi mọi người xa cách với em?

– Em mong muốn điều gì trong mối quan hệ với đồng nghiệp?

– Em đã tìm ra được giải pháp cho mình chưa?

….

Việc bạn đặt ra những câu hỏi để giúp nhân viên của mình tìm ra được câu trả lời cho bản thân. Và bạn cũng dễ dàng hiểu được những tâm tư của từng thành viên, biết họ đang gặp phải vấn đề gì và mong muốn điều gì trong các mối quan hệ với đồng nghiệp.

Một cách khác là bạn có thể tập hợp các thành viên đội nhóm lại và chia sẻ về những giá trị cốt lõi của làm việc nhóm mà doanh nghiệp hướng đến, nhấn mạnh điều này để bạn nhân viên kia thấy hành động của mình là một điều nguy hại. 

Hay có thể đưa ra những lời khuyên cụ thể, chân thực hơn như: “Các em nên phối hợp với nhau vì sẽ giúp giảm khối lượng công việc từng người, đưa ra được nhiều ý kiến hơn, đôi khi có thêm người tâm sự và chia sẻ nhiều điều mới mẻ khác nữa”.

Qua những chia sẻ phản hồi của nhân viên, quản lý đang góp phần tạo không gian trò chuyện cho nhân viên, giúp họ gần nhau, tình cảm gắn kết bền chặt hơn, phối hợp trong công việc hiệu quả về sau. Không những thế, có thể quản lý sẽ đánh giá được cách giám sát nhóm của mình trước đây, từ đó mà cải thiện hoặc nâng cao để hiệu quả hơn.

6. Luôn đặt ra các thách thức

Đặt ra thách thức có lợi trong việc tạo năng lượng cho nhân viên. Trường hợp như quản lý phòng sản xuất của công ty sản xuất bàn ghế vừa lên kế hoạch cho hợp đồng đặt hàng từ khách. Sau những cân nhắc kỹ lưỡng giữa 2 bên về thời gian thì cần khoảng gần 2 tháng để hoàn thành và lúc đó sẽ là lúc bàn giao chính thức.

Nhưng khi triển khai công việc cho đội nhóm, quản lý thường sẽ giới hạn thời gian phải hoàn thành lại chỉ trong vòng 1 tháng rưỡi. Đặt ra thách thức về mặt thời gian đôi khi không phải là thúc ép nhân viên mà đảm bảo họ luôn trong tư thế sẵn sàng để hoàn thành công việc trước thời hạn. 

Nói đúng ra không vì phải đẩy nhanh tiến độ hay vắt kiệt sức lao động, đưa ra thách thức trước hạn sẽ tạo ra nhiều diễn biến có lợi về sau: quản lý và nhân viên phát hiện ra điểm nào của sản phẩm còn sai sót; khách cảm thấy những điểm chưa hài lòng về bản xem trước của sản phẩm. Tất nhiên lúc này, nhóm sẽ còn khoảng thời gian còn lại để điều chỉnh kịp thời cho hạn bàn giao.

Đặt ra các thách thức để đội nhóm khám phá ra giới hạn của mình.

Truyền động lực cho nhân viên bằng một nỗi đau canh cánh rằng họ nên hoàn thành việc tốt hơn cả yêu cầu dự tính, đảm bảo rằng mọi người có thể làm việc gì đó cao hơn trình độ kỹ năng hiện tại của họ một chút. 

Từ đó, thúc đẩy các cá nhân ra khỏi vùng thoải mái của họ và thách thức khả năng khám phá đạt đến những tầm cao mới. Giống như nói về khả năng sinh tồn khi chúng ta lạc ở hoang đảo, lúc đó tự khắc những ý tưởng táo bạo sẽ nảy ra kích thích sáng tạo vượt bậc.

Kết luận

Tóm lại, truyền cảm hứng cho đội nhóm làm việc hiệu quả đòi hỏi một cách tiếp cận chu đáo, đa diện và phải kiên trì. Bằng cách thực hiện tổng thể 6 cách chiến lược trên với một kế hoạch rõ ràng, tôi tin rằng các nhà lãnh đạo, quản lý có thể thành công trong việc nuôi dưỡng một môi trường nhóm làm việc năng động và hiệu suất cao.